電子帳簿保存法とは、帳簿や領収書などの処理にかかる負担軽減のために電子データでの保存を認めた法律です。
この法律は1998年に制定されましたが、何度かの改正を経て現在に至ります。
最新の2022年の改正では、これまでで初めて電子保存を一部義務化する改正が行われた為、企業はその対応を迫られています。猶予期間は2023年12月末までとなっています。
ざっくり説明すると、電子取引はデータ保存が必須。これまでは紙での保存が認められていたが、2024年～は紙での保存は認められないということになります。
- 電子メールにより受領した請求書や領収書等のデータ（PDFファイル等）
- インターネットのホームページからダウンロード・スクリーンショットした請求書や領収書等のデータ
- 電子請求書や電子領収書の授受に係るクラウドサービスを利用
- クレジットカードの利用明細データ、交通系ICカードによる支払データ、スマートフォンアプリによる決済データ等を活用したクラウドサービスを利用
- 特定の取引に係るEDIシステムを利用
- ペーパレス化されたFAX機能を持つ複合機を利用
- 請求書や領収書等のデータをDVD等の記録媒体を介して受領
システムの概要を記載した書類を備え付ける。
保存しているデータを速やかに出力できるよう、PCとディスプレイを備え付ける。
日付・金額・取引先の3つの項目で検索ができること。
日付金額は、範囲を指定して検索ができること。
二つ以上の任意の記録項目を組み合わせて、検索条件を設定できること。
タイムスタンプが付与された書類を受け取る
タイムスタンプの付与
訂正削除の記録が残る／訂正削除ができないシステムの利用
訂正削除の防止に関する事務処理規程の備え付け
上記が電子保存の要件です。
関係書類の備え付け、見読性の確保、検索機能の確保については、問題は、保存上の措置です。タイムスタンプや訂正・削除の要件が難易度を極端に上げていると思います。
電子帳簿保存法に違反し、帳簿の保管が適切でなかった場合、罰則があります。
改正で導入が簡易化した一方で、不正行為に対するペナルティは強化されているため注意が必要です。
スキャナ保存が行われた国税関係書類の電子データに、隠蔽や改ざんがあった場合、申告の不備による重加算税がさらに10％加重される措置が整備されました。
また、帳簿の保管不備は会社法にも違反することになり、会社法第976条の定める所により100万円以下の過料が課される可能性もあります。
正直、MYPDF請求書の運営も、電子帳簿保存法については、まだ答えを出せていません。
今しばらく情報を精査し、最適解を考え、今後更新していきたいと思います。
やはり現時点でも導入のハードルは高いとと思うので、早めの検討をおすすめします。
詳しくは、国税庁ウェブサイトをご確認ください